PRIVACY POLICYプライバシーポリシー
個人情報保護方針
1．個人情報保護理念
株式会社会文システムは、ソフトウェア開発及び情報処理業務を営むうえで取り扱うお客様、お取引先並びに当社従業者の個人情報を、確実に保護することは重要な責務であると認識しております。
したがって、当社は個人情報保護のための全社的な取り組みを実施し、個人情報の取り扱いに関する適切性の確保に努めます。
2．基本方針
個人情報は個人の貴重な財産であります。
当社で業務に従事するすべての者は、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施・維持し、個人情報を正確かつ安全に取り扱います。
3．方針
- （1）個人情報の取得・利用・提供について
- 当社は、個人情報と個人番号の取得において利用目的を明らかにしてその目的の達成に必要な範囲内で取り扱うとともに、目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いを行わないように適切な措置を講じます。さらに取得した個人情報は適切に管理し、その利用及び提供は同意を得た範囲内で行います。 また、個人番号を含む個人情報（特定個人情報）は法令等の定める事務でのみ利用します。
- （2）個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範について
- 当社は、個人情報、特定個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
- （3）個人情報の適正管理について
- 当社は、取り扱う個人情報、特定個人情報についてセキュリティ対策、入退管理など適切な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止及び是正に努めます。
- （4）苦情及び相談への対応について
- 当社は、個人情報、特定個人情報の取り扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受付けて、下記苦情相談窓口にて、適切かつ迅速に対応します。
- （5）継続的改善について
- 当社は、個人情報、特定個人情報の適切な保護処置が講じられるように、定期的な運用確認、監査及び見直しの機会を通して、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。
制定日 平成24年1月6日
改定日 令和5年10月1日
株式会社会文システム
代表取締役 川合太一郎
本方針に関するご質問は、下記の「個人情報相談窓口」にお願いいたします。
【個人情報相談窓口】
E-mail：call@kaibun.co.jp
宛先 個人情報保護管理者：システム営業部 課⻑
プライバシーマークについて
当社は財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より「プライバシーマーク」の認定を取得しました。
SECURITY POLICYセキュリティポリシー
個人情報の取り扱いについて
当社は、個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取り扱うことを宣言します。
1．当社の名称・住所・代表者の氏名
株式会社会文システム
〒107-0062 東京都港区南⻘⼭五丁目4番27号 Barbizon104 3階
代表取締役 川合太一郎
2．個人情報の利用目的について
- （1）当社は、ソフトウェア開発及び情報処理業務を主とした事業活動を通じてお預かりしたお客様の個人情報を、次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱います。
- 1）開示対象個人情報
- ①従業員情報の利用目的
勤務管理・人事給与・福利厚生・社会保険・連絡等 - ②採用応募者情報の利用目的
採用選考・連絡 - ③技術者情報の利用目的
営業活動・技術者選定
- ①協力会社社員の技術者情報の利用目的
技術者選定
- ①従業員情報の利用目的
- （2）当社は次の各号のいずれかに該当すると認められる場合には、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することがあります。
- ①法令に基づく場合
- ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
3．個人情報の第三者提供
当社が保有する個人情報は、法令に基づく場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、提供することはいたしません。
4．個人情報の委託
当社が保有する個人データの扱いの全部または一部について外部委託をするときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。
5．個人情報を与えることの任意性
ご自身の個人情報について、弊社に提供することについては任意です。ただし、個人情報を与えなかった場合、弊社は前述の利用目的を遂行することが出来なくなり、弊社サービスを利用することが出来なくなります。
6．容易に認識できない方法による個人情報の取得について
本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得することはありません。
7．保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社が講じる具体的な安全管理措置は、以下のとおりです。
- （1）基本方針の策定
- 個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の安全管理措置に関する事項」、「個人情報相談窓口」等について本方針（個人情報保護方針）を策定しています。
- （2）個人データの取扱いに係る規程の整備
- 当社の個人情報保護マニュアルにおいて、個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
- （3）組織的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- （4）人的安全管理措置
- 従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、個人情報の取扱いに関する留意事項についての従業者への周知徹底及び研修等を実施しています。
- （5）物理的安全管理措置
- 紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、裁断・焼却・溶解等復元が著しく困難な手段での個人情報廃棄、責任者の承諾なく個人情報を持ち出すことの禁止、個人情報を持ち運ぶ際の暗号化や封緘等の措置を実施しています。
- （6）技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- （7）外的環境の把握
- 外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要な安全管理措置を講じます。
8．保有個人データの開示等又は第三者提供記録の請求に関する手続きについて
当社が保有している開示対象個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（開示等）のお申し出又は第三者提供記録の開示請求に対しては、本人が請求した方法にて速やかに対応いたします。
開示等のご請求の具体的な手続き（申し出先、申請書式、本人確認、手数料等）につきましては、下記の《個人情報相談窓口》までお問い合わせください。
≪個人情報相談窓口≫
E-mail：call@kaibun.co.jp
宛先 個人情報保護管理者：システム営業部 課⻑
≪所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先≫
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局
住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話番号 03-5860-7565 / 0120-700-779
【上記連絡先は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】